Documento é toda informação registrada em algum tipo de suporte, como papel, microfilme, meio digital, entre outros.

Suporte é o material no qual as informações são registradas. Pode ser papel, fotografia, microfilme, meio digital (bits), entre outros.

É o material e/ou mobiliário utilizado para a guarda de documentos. Os materiais podem incluir: caixas box, pastas A/Z, pastas pendulares, pastas suspensas, entre outros. Os mobiliários podem ser: armários, arquivos deslizantes, arquivos com gavetas, estantes, entre outros.

Na arquivologia, arquivo é o conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade coletiva, pública ou privada, por uma pessoa ou família, no exercício de suas atividades, independentemente do tipo de suporte — como papel, fotografia, microfilme, vídeo, meio digital, entre outros.

É o conjunto de documentos que possuem a mesma proveniência, ou seja, que foram produzidos ou acumulados por uma mesma entidade produtora (como uma entidade coletiva, pessoa ou família).

É o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, por possuírem valor primário, são frequentemente consultados pela entidade que os produziu, sendo esta responsável por sua administração.

É o conjunto de documentos originados do arquivo corrente, com uso pouco frequente, que aguardam sua destinação final — guarda permanente ou eliminação.

Ao contrário do que muitos chamam de “arquivo morto”, o arquivo permanente é o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo, devido ao seu valor secundário. Também é conhecido como arquivo histórico.

“Arquivo morto” é uma expressão popular usada por algumas instituições para se referir, de forma equivocada, ao arquivo permanente. No entanto, esse termo é inadequado, pois os documentos preservados permanentemente ainda possuem valor e podem ser utilizados para fins de pesquisa.

Manter a documentação organizada em um setor, diretoria ou instituição — seja pública ou privada — é fundamental para possibilitar seu uso em atividades rotineiras e extraordinárias no ambiente de trabalho. Isso garante o cumprimento de exigências legais, fiscais, administrativas, de comprovação ou ainda para fins de pesquisa e informação.

Não existe um padrão único para a guarda de informações nas instituições, pois cada tipo de documento possui finalidades distintas, inseridas em contextos e realidades documentais diferentes.

O período de guarda da documentação é definido pela Tabela de Temporalidade, elaborada pelo arquivo da instituição e, no caso de instituições públicas, aprovada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Estabelecer esse tempo é essencial para orientar corretamente a guarda e a eliminação dos documentos.

A Tabela de Temporalidade Documental, junto com o Plano de Classificação, é uma ferramenta essencial na gestão documental. Nela são definidos os prazos para a guarda e a eliminação racional dos documentos, de acordo com os códigos estabelecidos no Plano de Classificação. Essa eliminação ocorre quando os documentos deixam de ter valor arquivístico para a instituição.

O Plano de Classificação, junto com a Tabela de Temporalidade, é uma ferramenta essencial para a gestão documental. Por meio de visitas técnicas realizadas pelo setor de Arquivo e da análise das necessidades administrativas de cada setor, são atribuídos códigos aos documentos, que servirão de base para a aplicação da Tabela de Temporalidade.

A classificação de um documento é realizada a partir da análise do profissional da área de Arquivo ou Informação, considerando o contexto em que o documento foi produzido e sua função na atividade correspondente. Com base nessa interpretação, o documento é vinculado a um código definido no Plano de Classificação, o qual deve ser anotado, preferencialmente, no canto superior direito do documento.

A transferência de documentação é realizada por meio do tratamento dos documentos, que inclui sua identificação e classificação, seguido da elaboração de uma listagem dos materiais a serem enviados. O setor de Arquivo poderá, ainda, estabelecer outras especificações para o recebimento dessa documentação.

Assim como ocorre com a forma de guarda, não existe um modelo único e definitivo de gestão documental, pois cada instituição possui contextos e necessidades diferentes. Recomenda-se adotar as melhores práticas de arquivamento com base na orientação de um(a) profissional da área de Arquivologia ou Gestão da Informação.

Para a digitalização de documentos, é necessário realizar a higienização prévia (retirando grampos, clipes e sujeiras), a correta classificação conforme o Plano de Classificação, e, em seguida, a digitalização por meio de scanner. Durante o processo, é fundamental cuidar da integridade dos documentos — evitando rasgos ou amassados — e adotar medidas de proteção pessoal, como o uso de luvas e máscaras.

De acordo com a legislação brasileira e internacional, a eliminação do documento físico após a digitalização ainda não é permitida em muitos casos, pois o documento digital nem sempre é reconhecido como legalmente válido, devido à possível falta de autenticidade e veracidade. Tanto o documento digitalizado quanto o original físico devem passar por uma avaliação prévia, que determina o prazo de guarda e sua destinação final. A principal finalidade da digitalização não é a eliminação do original, mas sim facilitar o acesso à informação, ampliar sua disseminação e reduzir o manuseio do documento físico, contribuindo para sua preservação.

O termo árvore documental refere-se ao organograma e ao fluxo de documentos dentro de uma instituição. Essa estrutura é definida com base na natureza da empresa ou órgão público e serve como base para a elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade. A partir dela, é possível organizar e tratar adequadamente a documentação da organização.

Os documentos digitalizados devem ser armazenados em um servidor seguro.

Sim, fazemos digitalização de documentos com qualidade e segurança.

Sim. A digitalização é regulamentada pela Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, que trata da elaboração e do arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.

Um documento em formato digital é considerado arquivístico quando é produzido (elaborado ou recebido) no decorrer de uma atividade ou processo de trabalho, servindo como instrumento ou resultado dessa atividade, e é retido para fins de ação ou referência.

Do ponto de vista tecnológico, há uma diferença entre os termos “eletrônico” e “digital”, embora na literatura arquivística internacional o uso do termo “documento eletrônico” como sinônimo de “documento digital” ainda seja comum. Um documento eletrônico é aquele acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico, podendo estar registrado e codificado em formato analógico ou em dígitos binários. Já um documento digital é um tipo específico de documento eletrônico, caracterizado pela codificação exclusivamente em dígitos binários e acessado por meio de sistemas computacionais. Portanto, todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.

O documento digitalizado é um tipo de documento digital. Os documentos digitais têm duas origens distintas: aqueles que já nascem digitais e aqueles gerados a partir da digitalização. Ambos são codificados em dígitos binários e podem ser acessados e interpretados por meio de sistemas computacionais. O documento digitalizado é a representação digital de um documento originalmente produzido em outro formato, que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato digital. Geralmente, essa representação digital tem como objetivo facilitar a disseminação e o acesso, além de evitar o manuseio do original, contribuindo para sua preservação. Portanto, todo documento digitalizado é um documento digital, mas nem todo documento digital é um documento digitalizado.

De acordo com os Artigos 2º e 3º da Lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978, regulamentada pelo Decreto nº 82.590, de 6 de novembro de 1978, somente os Arquivistas (profissionais graduados em Curso Superior em Arquivologia) e os Técnicos de Arquivo (profissionais graduados em Curso Técnico em Arquivologia) estão autorizados a gerenciar a informação, realizar a gestão documental, conservação, preservação e disseminação das informações contidas nos documentos. Essa regulamentação assegura que a avaliação e destinação dos documentos — seja para guarda permanente ou eliminação — sejam feitas por profissionais capacitados e habilitados, garantindo a correta preservação do patrimônio documental da instituição.

Porque é por meio da autenticidade que se garantem as funcionalidades fiscais e legais, além da credibilidade do documento enquanto tal — ou seja, a certeza de que o documento é realmente o que afirma ser e de que está livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção.

É a responsabilidade legal pela guarda e proteção de documentos, independentemente da titularidade dos mesmos.

O controle físico dos documentos pode ser realizado por meio de listagens, planilhas, inventários, guias, catálogos, entre outros instrumentos.

A implementação de um GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) requer, inicialmente, um estudo organizacional detalhado para compreender o funcionamento da instituição, seus fluxos de trabalho, e identificar falhas e acertos. Após essa análise, são realizadas reuniões para planejar os treinamentos e preparar os colaboradores para o uso do sistema. É fundamental manter um canal de comunicação aberto para esclarecimento de dúvidas e sugestões. O processo de digitalização exige higienização dos documentos (remoção de grampos, clipes, etc.), classificação segundo o Plano de Classificação, e digitalização cuidadosa, preservando a integridade física e garantindo a segurança do operador (uso de luvas e máscaras).

Um sistema eletrônico de documentos permite acesso rápido e facilitado às informações, com recursos de indexação por palavras-chave ou termos específicos, tornando as buscas mais eficientes e intuitivas.

O formato PDF é o mais utilizado em sistemas GED por sua popularidade e segurança. No entanto, os formatos TIFF e JPEG também têm seu valor, dependendo do tipo de documento e da finalidade de uso. A escolha deve considerar as características específicas de cada documento.

A eliminação de documentos, independentemente do suporte (papel, microfilme ou digital), deve seguir a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação, que orientam racionalmente quais documentos podem ser descartados.

Assim como nas empresas privadas, a eliminação deve seguir a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação. No entanto, no setor público, é obrigatória a publicação prévia da relação dos documentos a serem eliminados no Diário Oficial, com antecedência de 30 a 90 dias.

O armazenamento eficiente de documentos físicos exige o uso de EPIs (máscaras, luvas), caixas apropriadas e profissionais capacitados e cuidadosos. Também é necessário o apoio da administração e recursos financeiros para a execução adequada da tarefa.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um conjunto de tecnologias voltadas ao controle, armazenamento, compartilhamento e recuperação de informações. O GED permite que documentos sejam acessados de forma ágil e segura, normalmente via navegador web, e é aplicável a empresas de todos os portes e setores. Além de digitalizar documentos, o GED organiza as informações por meio de classificação, controle de versões, segurança, check-in/check-out e auditoria.

Entre os benefícios estão:
• Aumento da produtividade
• Redução de custos com cópias
• Melhoria no atendimento ao cliente
• Agilidade na tomada de decisões
• Preservação do conhecimento organizacional

O GED pode incluir ferramentas como:
• Document Management (gerenciamento de documento)
• Document Imagin (gerenciamento de imagem)
• Workflow Management (gerenciamento de fluxo de trabalho)
• OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres)
• ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres)
• COLD (gravação direta do computador para disco ótico)
• COM (microfilmagem de informação gerada em computador)
• CD/DVD e disco óptico de alta capacidade

Importante: documentos em papel ainda podem cumprir sua função nos processos, mesmo integrando sistemas GED.

Workflow é o conjunto de processos interligados que permite a execução coordenada de tarefas dentro de uma organização. O Gerenciamento de Workflow utiliza métodos, técnicas e softwares para representar e otimizar processos de negócio. Modelos de workflow devem refletir as regras, exceções e mudanças organizacionais, permitindo controle de acesso, auditoria e recuperação de histórico. Exemplo: o modelo do EV-DOC adota um workflow transacional, com acesso a sistemas heterogêneos e distribuídos, garantindo segurança e eficácia nas tarefas.

A integração do GED com o Workflow permite controlar tanto o uso (retirada/devolução) quanto o acesso aos documentos, prevenindo extravios e atrasos em decisões estratégicas, táticas ou operacionais.

Para escolher um software de gestão de arquivos, é essencial:
• Elaborar um plano de ação com objetivos e responsabilidades claras
• Avaliar fluxos de trabalho, tipos de informação, e necessidades específicas
• Considerar funcionalidades essenciais como controle de acesso, gestão de direitos, publicação de instrumentos de pesquisa, etc.

Além disso, deve-se avaliar:
• Custos de hospedagem e licenciamento
• Facilidade de instalação e manutenção
• Suporte técnico oferecido
• Capacidade de geração de estatísticas para gestão documental (ex: volume processado, documentos mais acessados)