Este sistema de armazenagem consiste em acondicionar todo o arquivo em caixas padronizadas, respeitando e identificando sua característica: 1•   Ativo = são os documentos correntes do setor, que ainda tramitam entre os funcionários e que não cumpriram o objetivo do por que foram criados; são os documentos consultados diariamente; 2•   Intermediário = menos exigido para consulta, pode ser buscados eventualmente na Central de Guarda; 3•  Inativo = que, por conta da lei de temporalidade, deve ser guardado sem a previsão de ser consultado administrativamente, ou seja, servem para atestar algo, quando solicitado, não mais para as funções e atividades diárias da empresa. Após os documentos estarem devidamente organizados nas caixas, é feito o envio ao armazém de guarda.