1•   A Legislação vigente impõe uma tabela de temporalidade para todos os tipos de documentos; 2•   Fiscalizações federal, estadual ou municipal; 3•   A empresa está obrigada (por lei) a apresentar os documentos quando exigidos por fiscal ou juiz; 4•   A destruição de um documento pode resultar em multas e na perda de informações importantes para sua empresa; 5•   Evitar qualquer tipo de problema, como duplicidade de pagamento, indenizações indevidas, multas e outros; 6•   A empresa que mantém seu arquivo em boas condições e organizado terá fácil acesso às informações quando necessitar. 7•  Os documentos registram toda movimentação e histórico da empresa, e que futuramente pode ser atestada a memória institucional da mesma. Uma empresa que não possui sua história registrada e organizada, tem seu futuro incerto e vago.