 Na oportunidade, o CLAE assinou parceria com a Associação dos Contabilistas de Novo Hamburgo e Associação dos Arquivistas dos Estado do Rio Grande do Sul. A parceria com as entidades possibilitará o apoio legal na guarda dos documentos e descontos nos serviços para associados.
Lançado hoje, o Centro Logístico de Arquivos Empresariais, de Novo Hamburgo, dispõe de 900m² para guarda física e virtual de documentos e oferece solução inovadora para empresas que buscam realizar esta atividade de forma terceirizada e com sigilo absoluto. O evento contou com a presença de entidades parceiras do CLAE, convidados e do Secretário da Indústria e Comércio, Diego Martinez.
O CLAE foi fundado em abril de 2006 e opera com profissionais especializados, o que garante a qualidade dos serviços prestados aos clientes da região.
Segundo o diretor administrativo, Alfredo Jorge Sieczka, hoje as organizações prezam por manter ambientes organizados e limpos. “O armazenamento desordenado e sem critério de papéis ocasiona acúmulo de poeira e proliferação de insetos e bactérias em ambientes de trabalho, dando-lhes ainda um aspecto de desorganização e pouca beleza”, destaca.
Com a transferência física dos documentos para o CLAE, acrescenta Sieczka, os locais de trabalho tornam-se mais organizados, limpos e saudáveis. Além disso, há a certeza de que os documentos estão acondicionados em condições adequadas e sob constante controle biológico contra bactérias e pragas, assegurando a sua preservação e validade legal.
Sieczka lembra que se, num primeiro momento, a empresa buscar somente a organização e a padronização de arquivamento, o CLAE recomenda profissionais da Associação dos Arquivistas do Rio Grande do Sul - AARS para orientá-la na seleção e guarda dos documentos. O kit (caixa de papelão padronizada e o lacre) para a guarda dos documentos pode ser adquirido no Centro Logístico. O volume mínimo para guarda é de 30 caixas.
“Num mundo globalizado, a gestão da informação é essencial”, diz a professora Clara Marli Kurtz, da AARS, uma das entidades parceiras do CLAE. Mas, segundo ela, a padronização é vital para que os documentos possam ser preservados e acessados rapidamente quando necessário.
De acordo com a presidente da Associação dos Contabilistas de Novo Hamburgo, também parceira do CLAE, Magdalena Dapper, a guarda dos arquivos cabe ao cliente, “mas 80% deles preferem deixá-los no escritório responsável pela sua contabilidade”. Nesse sentido, segundo ela, os serviços disponibilizados pelo CLAE são uma excelente opção para contabilistas e clientes do Vale do Sinos, que passam a dispor de uma alternativa econômica e legal.
Para o secretário municipal de Indústria, Comércio e Serviços, Diego Martinez, o CLAE presta um serviço inovador ao meio empresarial da região e opera em sintonia com uma das propostas da atual administração municipal, que o incentivo à organização e ao planejamento das operações logísticas das empresas, podendo desta forma atender rapidamente às necessidades de clientes e do mercado em geral.
BENEFíCIOS AOS CLIENTES
O Centro Logístico oferece um sistema de guarda de documentação e informação que permite aos usuários benefícios como:
• Metodologia padronizada
• Racionalização do tempo
• Qualidade no tratamento da documentação e da informação
• Economia de recursos físicos, materiais e humanos
• Rapidez na recuperação de informações e documentos
• Racionalização do espaço físico
• Terceirização total de arquivo ativo e/ou inativo
• Sigilo absoluto
• Sistema de segurança total 24 horas
Armazenamento
No CLAE, a terceirização e a guarda total dos arquivos são realizadas por pessoas habilitadas para o manuseio das caixas. O ambiente possui infra-estrutura adequada para a conservação dos arquivos. Entre as vantagens desta atividade, estão:
• Acondicionamento e arquivamento em caixas padronizadas de alta resistência e capacidade para até 10kg
• Lacres de segurança com numeração em série
• Etiquetas codificadas
• Sistema de guarda com prateleiras desenvolvidas especialmente para as caixas padrão
• Digitalização de documentos com scanner de alta tecnologia
• Gravação de imagens
• Sistema computadorizado para guarda e localização das caixas
• Envio das caixas por frota própria
• Consulta de documentos no local com infra-estrutura necessária
• Controle de acesso aos arquivos. Somente pessoas autorizadas têm acesso aos mesmos
• Coordenação dos serviços e qualidade no atendimento
• Classificação de documentos
• Elaboração de políticas de organização de documentos
• Triagem de documentos, obedecendo à tabela de temporalidade, baseada na legislação atual
• Administração do estoque de dados e documentos
• Monitoração da tecnologia da informação
• Recuperação de dados e documentos de forma eficiente, seja quanto ao objetivo do cliente, ao custo e ao tempo
• Serviços diferenciados e melhor relação custo-benefício financeiro, comparando-se aos preços de outras soluções menos eficientes
• Segurança 24 horas, com monitoramento por empresa especializada
• Circuito interno e externo de câmeras
• Detectores e alarmes de incêndio, conforme as exigências do Corpo de Bombeiros;
• Caixa d´água com bomba de alta pressão interliga à rede de hidrantes.
Sieczka lembra que se, num primeiro momento, a empresa buscar somente a organização e a padronização de arquivamento, o CLAE recomenda profissionais da Associação dos Arquivistas do Rio Grande do Sul - AARS para orientá-la na seleção e guarda dos documentos. O kit (caixa de papelão padronizada e o lacre) para a guarda dos documentos pode ser adquirido no Centro Logístico. O volume mínimo para guarda é de 30 caixas. | 
