"Informações padronizadas e alinhadas com nosso plano de qualidade"

     O arquivo técnico da Avon Industrial Ltda, uma das empresas líderes na fabricação e comércio de cosméticos no mundo passou por uma organização documental.

     As áreas  de Engenharia de Manutenção, Utilidades, Industrial, Projetos e Segurança da Avon Industrial não contava com um procedimento para o controle efetivo do fluxo de documentos. Cada setor tinha seu programa e padrão de arquivamento, o que gerava inconsistências no rastreamento das informações. No final de 2005, o controle deste arquivo técnico – que passou a chamar-se CDTE (Centro de Documentação Técnica da Engenharia) – foi entregue à seção de Confiabilidade, um novo braço da Engenharia de Manutenção. “Como não tínhamos a expertise necessária para adequar nossos documentos, recorremos ao mercado e procuramos uma empresa que pudesse nos auxiliar nesta tarefa.”, conta Nelson Silva, Técnico de Confiabilidade.

     Entre os documentos arquivados no CDTE estavam manuais técnicos de máquinas e equipamentos; prontuários de inspeções; certificados de calibração; apontamentos de paradas de máquinas; contratos de mão de obra de terceiros; catálogos de fabricantes de máquinas, equipamentos, serviços e insumos; mapoteca com diagramas de engenharia e standard de fabricação. “Muitos desses documentos são consultados diariamente, e controlá-los é um trabalho que necessita de um procedimento consistente para não se perder informações, identificação e locais de arquivamento”, diz Nelson.

     O projeto, que abrangeu elaboração, identificação e execução da adequação, mapeou 180 caixas de arquivos, tendo o descarte de 20 caixas – representando 11% do arquivo – e a indexação de 17 tipos de documentos de 15 departamentos. No total, aproximadamente 160 caixas e 600 pastas foram cadastradas na plataforma Tecstar Plus+, reduzindo o espaço do arquivo em cerca de 20%. Com duração de seis meses, o projeto foi finalizado. “Nossa avaliação é extremamente positiva. Temos um novo Centro de Documentação, adequado e controlado, onde as informações estão padronizadas e alinhadas com nosso plano de qualidade na manutenção. ”, finaliza Nelson.

Fonte: Boletim Informativo da Técnica