3/7/2007 - Organização documental reduz custo para empresas
Processo armazena arquivos e preserva patrimônio de informação LARISSA MAMOUNA
Mesmo com as facilidades atuais proporcionadas pela tecnologia de recursos como a digitalização e a certificação, o volume de documentos gerados e que precisa ser arquivado pode representar aumento de custos para determinadas empresas. Um exemplo de alta nas despesas é quando há necessidade de locação de espaços maiores para a armazenagem de papéis. A filial da Panalpina Ltda em Porto Alegre - multinacional especializada em logística aérea, marítima, rodoviária e ferroviária no transporte de mercadorias - evitou essa preocupação e encontrou uma forma de economizar adotando uma gestão documental terceirizada. Segundo a gerente operacional da empresa em Porto Alegre, Denise Souza, o processo de embarque para exportação e importação gera um volume e um fluxo bastante considerável de papéis, que poderia vir a comprometer a harmonia do atual espaço de trabalho da filial. "Com certeza, a demanda iria exigir que locássemos uma sala bem maior do que a que utilizamos hoje, o que implicaria em aumento de custo com aluguel. Porém, resolvemos este problema com a contratação de uma empresa terceirizada especializada em armazenagem de documentos. A economia foi de 50% e ficamos sem empecilho de ter quer reservar um espaço para 1,5 mil caixas no ambiente do escritório e que precisam ser guardadas por dez anos em razão de legislação", afirma. "Gestão documental é uma nomenclatura nova e representa todos os processos relativos à ótica de armazenar e recuperar os arquivos", afirma o consultor da Ponto.doc, Rui Guilherme Leitzke, lembrando que a informação útil é o maior patrimônio de uma organização. A empresa é especializada na guarda de documentos e arquivos em papel, observando os aspectos legais, técnicos e de segurança em Porto Alegre. Conforme ele, 80% da massa de documentos da iniciativa privada não estão organizados de forma estruturada. Segundo Leitzke, o universo de empresas que, infelizmente, não priorizam a armazenagem eficiente de seus arquivos e documentos só é percebido no momento em que uma informação importante, quer pelo seu valor legal, fiscal ou operacional, deixa de ser encontrada em tempo hábil, originando, em certos casos, grandes perdas e despesas. "Existem estudos nos Estados Unidos indicando que executivos perdem até quatro horas por dia procurando papéis. Imagine, então, como é essa realidade no Brasil", completou. De acordo com Leitzke, a Ponto.doc é fiel depositária de documentos de 20 empresas atualmente, entre elas duas multinacionais com sede em São Paulo. Entre os clientes também estão profissionais liberais. Além do aluguel do espaço, visando atender a necessidades pontuais, também presta serviços em atividades de consultoria de gestão documental, objetivando preparar, diagnosticar e conscientizar pessoas, gerentes e diretores envolvidos no processo. (JORNAL DO COMÉRCIO, Porto Alegre, RS)
