Terceirização da guarda de arquivos pode reduzir custos
 
     Como grande parte das pequenos empresas, a Cernet Tecnologia e Sistemas, importadora de equipamentos para telecomunicações, com 12 funcionários, destinava um valioso espaço de seu escritório ao armazenamento de documentos. Para guardar a montanha de contratos, guias de importação, informações fiscais, financeiras e trabalhistas, a empresa desembolsava cerca de R$ 1.000,00 por mês no aluguel de uma sala de cerca de 30 m2 anexa ao escritório, localizado num prédio comercial nos Jardins, bairro nobre de São Paulo. Em busca de economia, há três anos desocupou o espaço e transferiu a documentação - atualmente cerca de 400 caixas  de papel - aos cuidados de uma empresa especializada na guarda e gerenciamento de arquivos. Pelo serviço, agora paga algo em torno de R$ 350,00 por mês - uma economia  de 65%.

     O caso da Cernet não é isolado. A terceirização dos arquivos, comum entre grandes empresas, começa a atrair também os pequenos empreendimentos. Além de economizar espaço, muitos deles querem gastar menos tempo na procura de informações arquivadas.

     Isso é possível com os serviços de localização de arquivos oferecidos por empresas do ramos.

     O diretor  financeiro da Cernet, João Salvi, aprova e compara: "Antes da terceirização era difícil localizar a papelada sempre que o funcionários responsável pelo arquivo estava em serviço externo".

     Você também pode pedir para ser comunicado toda vez que vencer o prazo legal para arquivamento de papéis, como comprovantes de pagamento de contas e impostos, o que significa que eles podem ser descartados. E mais: pode solicitar a destruição adequada da papelada para evitar que informações sigilosas caiam em mãos alheias.

 
Pequenas Empresas & Grandes Negócios/ Outubro.2007