"A implantação de políticas de gestão documental - condição indispensável para que se assegure o acesso à informação, o controle das finanças e a transparência administrativa - deve contemplar a definição de um programa de preservação das informações que permitam a recuperação rápida e precisa. O problema é “como” e “onde” guardar a documentação produzida para garantir o acesso. Nos dias atuais, a solução pode ser a terceirização das atividades de organização e guarda da documentação por empresas especializadas, que oferecem soluções de guarda de documentos convencionais (caixas-arquivo) digitalização e captura de documentos, com qualidade e segurança, permitindo o acesso imediato e confiável da informação, reduzindo o tempo de busca e os custos de armazenamento."
Clara Marli Scherer Kurtz é arquivista, professora do Departamento de Documentação da UFSM, multiplicadora do Projeto de Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, do Programa Nacional em Cooperação com a Commission on Preservation and Access e representante da AARS no Fórum de Arquivos Municipais do Rio Grande do Sul. Ministra cursos de treinamento sobre Gerenciamento e Organização de Arquivos Municipais, é presidente da Associação dos Arquivistas do Estado do Rio Grande do Sul e membro do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, representando as associações profissionais.
Kety Lisbôa Daudt Maus
"É comum nos queixarmos de falta de tempo, mas quanto tempo do seu dia você gasta procurando coisas que deveriam estar ali e não estão? Que você tem certeza que guardou, mas não sabe onde? Que alguém tirou "do lugar" e agora não se encontra? Fazemos isso até com nossas emoções - perdemos a tolerância, esquecemos a gentileza, escondemos a ternura, e sumimos com a boa-vontade! Fazemos isso - e muito! - também com nossos bens materiais - cadê aquela camisa, sumiram os óculos, perdi as chaves, etc! E o que dizer dos papéis e documentos que precisam se manter intactos, em boas condições, mas também à mão quando se precisa?
A importância de mantermos a atenção no que fazemos e também conservarmos o ambiente limpo e organizado é fundamental para que possamos criar também uma ordem interna.
Quando temos espaço físico suficiente, a tendência é que se aproveite ao máximo, e comumente se espalhe muito e de maneira desordenada, perdendo o controle. Já quando a questão é pouco espaço físico, vamos empurrando para caber mais, atravancando e enfiando pastas e papéis em cantinhos, "para aproveitar" o espaço e com isso comprometemos seriamente a limpeza, a nossa organização e a possibilidade de achá-los quando for preciso. Às vezes passamos anos nos sabotando sem nos darmos conta, com a sensação de que a vida está sempre com muitos obstáculos, que os bloqueios atravancam o fluxo da prosperidade e não percebemos como pequenas ações tem um efeito libertador.
O ambiente desorganizado, pouco arejado, sujo com poeira e mofo, além de anti-higiênico e nocivo a saúde, mantém a energia, o "clima" do local pouco saudável, onde a prosperidade não tem espaço para acontecer, o tempo parece não fluir. O "cheiro de guardado", caixas e pastas amontoadas, com difícil acesso, atravancando armários que quase não se abrem, ou bloqueando caminhos de passagem são pura energia estagnada. Dê um basta no caos do dia-a-dia começando com pequenas ações, pondo "a casa" em ordem."
Kety Lisbôa Daudt Maus é Coordenadora da Casa do Conhecimento Cursos e Terapias Ltda.
Magdalena Dapper
"Os arquivos, foram tratados por longo tempo como uma peça de ficção na estrutura gerencial-administrativa das empresas, tanto que eram chamados de "morto". Hoje, vem se tornando um instrumento importante para todos que valorizam a organização, eficiência e rapidez na informação. Afinal, é lá que está todo o histórico legal-administrativo-gerencial, portanto, devem ser mantidos organizados e racionalizados, tornando a consulta fácil e imediata. Arquivos organizados, entre muitos fatores positivos, significam eficiência, confiabilidade, garantia de direito e redução de custos. Em busca de economia e melhor aproveitamento de espaços, as empresas agora podem transferir sua documentação para os cuidados de uma empresa especializada na guarda-física e gerenciamento de arquivos. Pensando nisso a Associação dos Contabilistas de Novo Hamburgo firmou um convênio com a empresa CLAE - Centro Logístico de Arquivos Empresariais Ltda., situada em Novo Hamburgo, para beneficiar a todos seus associados que terão a garantia de economizar espaço, além de gastarem menos tempo na procura de informações arquivadas. Sendo este um passo importante para uma mudança no trato das informações dentro das empresas."
Magdalena Dapper - Técnica Contábil/ Presidente da Associação dos Contabilistas de Novo Hamburgo/RS
"É comum nos queixarmos de falta de tempo, mas quanto tempo do seu dia você gasta procurando coisas que deveriam estar ali e não estão? Que você tem certeza que guardou, mas não sabe onde? Que alguém tirou "do lugar" e agora não se encontra? Fazemos isso até com nossas emoções - perdemos a tolerância, esquecemos a gentileza, escondemos a ternura, e sumimos com a boa-vontade! Fazemos isso - e muito! - também com nossos bens materiais - cadê aquela camisa, sumiram os óculos, perdi as chaves, etc! E o que dizer dos papéis e documentos que precisam se manter intactos, em boas condições, mas também à mão quando se precisa? 
