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As facilidades tecnológicas possibilitam inúmeras melhorias administrativas nas rotinas empresariais e a digitalização dos documentos arquivados é uma delas. Qualquer documento físico pode ser digitalizado, disponibilizado eletronicamente e visualizado, através do Sistema GED CLAE®. A pessoa interessada só precisa de acesso à internet, sem importar sua localização.

Quando a digitalização do documento não é suficiente para a geração da imagem no formato e tamanho que o cliente necessita, podem ser desenvolvidos outros processos para atender sob medida aos critérios de busca exigidos pelo usuário, em conformidade com seus requerimentos particulares.

Passos do DIGI CLAE:

Preparação da documentação

A primeira etapa inclui a revisão e preparação da documentação. É um passo fundamental em que se realiza a troca de informações e se tiram todos os elementos que possam prejudicar o processo de digitalização (clips, broches, ganchos, etc) e se preparam os lotes corretamente identificados para o passo seguinte.

Digitalização

Em função do formato da massa documental procederá a seleção de equipamento apropriado e os operadores farão a digitalização propriamente dita. Nossa empresa conta com o mais moderno tipo de scanner.

Indexação

Este passo procede quando de comum acordo com o cliente se aplica um sistema de administração de imagens sendo necessário realizar a carga e indexação das imagens digitalizadas. Este processo se realiza com o produto escolhido pelo usuário e consta do ingresso de diferentes códigos de busca que facilitem ao usuário um rápido acesso a imagem que deseja visualizar. Como seu nome o indica é um índice para o fácil acesso a cada imagem digitalizada.

Gravação

Nos casos que se realize a indexação, se gravarão as imagens e os índices de acordo ao requerido pelo software utilizado (Sistema WEB CLAE) e no meio definido para a guarda definitiva. No caso de tratar-se de imagens que não requeiram indexação o processo será gravar em CD-ROM ou algum meio para posterior consulta pelo usuário. Este passo inclui o controle de qualidade final. A documentação é devolvida somente quando nossos especialistas confirmam que a imagem ficou corretamente digitalizada.

Processo interno

A documentação é transladada a nossa empresa e o trabalho de digitalização é feito em nosso escritório. No caso da empresa considerar necessário, poderá acompanhar este processo e logo levar os documentos originais e suas respectivas cópias.
 

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