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Obrigatoriedade da guarda dos documentos digitais:

A legislação que fundamenta o uso de documentos digitais no Brasil é a Medida Provisória 2.200-2/01, onde determina que "declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários (...)". De acordo com o ajuste SINIEF 07/05 publicado no Diário Oficial da União, é de inteira responsabilidade de sua empresa, a guarda e a disponibilização dos arquivos XMLs das notas fiscais eletrônicas para efeito de fiscalização. O arquivo XMLs é o único documento com efeito legal e fiscal, e deve ser armazenado de forma segura, por 5 anos, para que seja apresentado ao fisco quando necessário. Esse armazenamento deve ser feito de forma organizada e segura, para futuramente recuperar esta informação de forma ágil e eficiente.

Ajuste SINIEF 11/08- que institui a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, onde o emitente da mesma deverá, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário, observando layout e padrões técnicos definidos em ato COTEPE.

A GUARDA DO ARQUIVO XML É OBRIGATÓRIA. O DANFE é apenas um documento informacional e pode ser descartado (com exceção do protocolo de recebimento assinado). As empresas precisam de uma ferramenta de confiança para agregar a gestão e armazenamento desses arquivos, que deverão ser guardados por no mínimo 5 (cinco) anos. Nesse tempo, não só as notas fiscais de saída deverão ser guardadas, bem como todas as notas de entrada dos fornecedores.

Pensando nisso a CLAE – Centro Logístico de Arquivos Empresariais Ltda, especialista na guarda de arquivos de terceiros, e com mais de seis anos de experiência e consolidação neste segmento, desenvolveu uma ferramenta chamada de TECH CLAE.

O TECH CLAE é um ambiente totalmente WEB, ou seja, não necessita ser instalado, configurado nos micros das empresas contratantes deste serviço, basta apenas um computador com acesso a internet para se logar a este produto.

EXEMPLO DE ALGUNS ARQUIVOS VALIDADOS PELO TECH CLAE:

NFe - Notas Fiscais Eletrônicas de Saída - XML emitido pela empresa
NFe - Notas Fiscais Eletrônicas de Entrada - XML de Fornecedor
NFe Cancelamento – Arquivo XML de NFe Cancelada
NFe - Inutilização – Arquivo XML de NFe Inutilizada
CTe - Conhecimento de Transporte – Arquivo XML de CT-e

Características do produto “TECH CLAE”:

O serviço TECH CLAE tem como objetivo a gestão e armazenamento das informações de arquivos XMLs. Isso é possível devido a uma “inteligência artificial” que gerencia todas as informações virtuais da empresa, onde após o recebimento dos arquivos XMLs, é feito o processamento, sendo que o mesmo classifica tais documentos em pastas, seguindo a mesma regra de lançamento notas fiscais de saídas e entradas, armazenando em cada documento, os protocolos, as situações, como por exemplo, normal, cancelada, denegada, inutilizada.

Como funciona o “TECH CLAE”:

A empresa contratante do serviço TECH CLAE irá receber um número de usuário e senha para acessar seu dados, sendo que tal acesso é totalmente via Web, podendo ser realizado de qualquer computador com acesso a internet. Neste ambiente, a empresa poderá visualizar de forma fácil e eficiente todos os documentos XMLs armazenados, podendo enviar diretamente para o e-mail de seus clientes, ou ainda fazer download (cópia) de um ou vários XMLs para seu computador. Outra funcionalidade é que a empresa poderá visualizar o arquivo XMLs num formato de DANFE, facilitando assim a interpretação das informações contidas neste documento.

Outra grande vantagem é a eliminação do retrabalho no reenvio dos arquivos XMLs para seus clientes, neste caso a empresa contratante pode criar um usuário para cada um de seus clientes, podendo este processo de criação de usuário também ser automático, e estes por sua vez poderão acessar o site da TECH CLAE e obter os arquivos das notas XMLs emitidas contra os mesmos de forma prática e rápida, permitindo assim aos clientes do TECH CLAE mais tempo para outras atividades de sua empresa.

Como são enviados os arquivos para CLAE?

Através de e-mail, os clientes TECH CLAE enviam seus arquivos para o endereço nfe@clae.com.br, onde os arquivos após serem recebidos, são processados e posteriormente inseridos em sua base de dados.

Todos os arquivos recebidos pelo data-center da TECH CLAE, que está montado numa plataforma tecnológica de Cloud Computing, ou em outras palavras servidor nas nuvens, são criptografados com os mais modernos controles de segurança anti-invasão existentes hoje no mercado de TI.

Para garantir a segurança dos dados de seus clientes a CLAE possui data centers em outros países que recebem backup com os dados diariamente, visando à segurança das informações.

VANTAGENS:

  • Redução dos riscos com passivos tributários;
  • Disponibilização dos arquivos das Notas Fiscais Eletrônicas diretamente pelo site;
  • Validação dos arquivos junto aos órgãos competentes de forma automática;
  • Visualização de todas as Notas Fiscais pelo site no formato de DANFE;
  • Classificação das Notas Fiscais na mesma ordem dos Livros de Saídas e Entradas;
  • Gerenciamento automático de todos os documentos, com relatórios de avisos;
  • Ambiente totalmente WEB, não necessita nenhuma instalação;
  • Ambiente totalmente criptografado para manter a segurança e integridade dos dados;
  • Backup diário dos dados;
  • Sistema totalmente protegido contra invasões;
  • Facilidade na busca de algum determinado documento;
  • Facilidade de disponibilização de arquivos para alguma demanda fiscal;
  • Hospedagem dos dados em Cloud Computing.

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