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A organização documental nos arquivos assegura rapidez e agilidade no acesso às informações, sempre que desejado. A informação centralizada obedece critérios de ordenação e indexação, para ser disponibilizada por classificação documental normalizada. A divisão se dá por setores, assuntos, subassuntos e tipos documentais. As atividades de organização são realizadas na sede própria da CLAE®. Além de facilitar o acesso da equipe de trabalho aos documentos, evita para o cliente os custos de transporte, manutenção do espaço físico e material utilizado, caso os processos fossem realizados na sua sede.


Os documentos são organizados de acordo com metodologia arquivística de classificação documental. A equipe é coordenada por um arquivista responsável e formada por pessoas capacitadas e experientes nas funções. A ordenação e indexação por palavras-chave de identificação dos tipos documentais garante uma consulta eficiente dos documentos depois de armazenados. As informações da indexação são cadastradas em um sistema web, onde o cliente, e um número livre de usuários na plataforma, podem consultar, pesquisar, emitir relatórios de conteúdos, solicitar digitalizações, fretes, cópias, etc.


Separar documentos que necessitam tempo de guarda determinado por lei dos que já podem ser descartados, é outro benefício da organização. O descarte dos documentos somente é realizado mediante autorização do cliente. As informações do cliente podem ser acessadas através do GED CLAE® - Área Restrita. Após busca realizada com palavras-chave, que foram indexadas durante o estágio da organização, é possível visualizar no Banco de Dados a organização, ordenação e localização dos dados documentais que estão guardados na CLAE®.

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